Как написать служебную записку о совмещении во время отпуска сотрудника?

Каждый работающий человек периодически нуждается в отдыхе, поэтому в современном мире уход в отпуск — нормальная практика, но зачастую отдыхающему необходима замена, тогда руководство назначает заменяющее лицо.

При необходимости замещения должностного лица, которое ушло в отпуск. В таком случае его будет заменять иной сотрудник. Существует множество вариаций замещения: совмещение обязанностей, увеличение объёма работы.

Как временно перенести обязанности отдыхающего на его коллегу

Можно применять любой подходящий способ. Итак, возможные разновидности замещения сотрудника:

1. Совмещение основной и дополнительной должностей. При таком раскладе сотрудник должен исполнять одновременно свои обязанности с обязанностями сотрудника, который пребывает в отпуске.
2. Совместительство. Человеку предстоит заниматься задачами отдыхающего в своё личное время. Этот вариант подразумевает, что этот человек будет задерживаться после рабочего дня или работать в выходные дни.
3. Временное переведение. Сотруднику придётся выполнять обязанности отдыхающего. Личные обязательства в этот момент он не выполняет.
4. Наём работника на время отсутствия основного. В таком случае подписывается кратковременный договор на то время, пока основной коллега в отпуске. При этом в компанию нанимается сторонний человек.

Образец записки для исполнения работы основного сотрудника

Далеко не во всех ситуациях прибегают к служебной записке на исполнение обязанностей отдыхающего работника. Но она является практичным документом, применяемым внутри компании. Чётких и установленных требований к служебной приписке не предъявляется, достаточно придерживаться пунктов, описанных ниже.

В служебной записке, повествующей о временном возложении полномочий сотрудника, который отсутствует на другого необходимо уточнить следующие нюансы:

1. Кому документ будет направлен. Обычно это гендиректор.
2. Время оформления.
3. Название бумаги.
4. Причина замены работника. Часто это может быть отпуск.
5. Кто будет выполнять его обязанности.
6. От кого записка отправляется.

Образцовый пример заявления о согласии

Работа в большем объёме в условиях совмещения труда возможна только после того, как лицо, которое замещает временно отсутствующего сотрудника, дало своё согласие.

Образец приказа

Существует необходимость в наличии специального указания о совмещении обязательств. В этом документе излагаются причины, из-за которых требуется замещение работника. Нужно прописать в нём даты, во время которых будет производиться замещение сотрудника. В документе должно быть прописано, будет ли выплачена дополнительная оплата и указаны иные условия. В приказе нужно уточнить основание для его создания (записка, согласие, доп. соглашение). После этого нужно указать данные директора и всех лиц, причастных к приказу.

Расчёт дополнительной оплаты

Этим вопросом занимается сама компания, которой понадобилось временное заместительство обязанностей и полномочий отсутствующего сотрудника. Есть множество способов расчета суммы для оплаты труда сотрудника. Можно отталкиваться от объёма выполненной работы и высчитывать дополнительную оплату опираясь на него, а также можно выполнить расчёт опираясь на часы работы заменяющего коллеги.

Пример

В продуктовом магазине охранник ушёл в двухнедельный отпуск в марте 2018 года. За время у него должно было быть 9 рабочих дней, а оклад составлял 14 000 рублей. В это время на его замену придёт другой человек. Неважно, какую должность имеет временно заменяющий его человек. За это ему положена доплата, начальство платит 60% от оклада ушедшего работника. Начальство вправе выбирать или согласовывать с сотрудником процент от основного оклада.

14 000 рублей умножаем на 60% и делим результат на 20 рабочих дней в марте. Получаем 420 рублей за день. Соответственно за 9 рабочих дней он получит 3780 рублей. Не стоит забывать о вычете НДФЛ и страховых взносах.

Случай, когда директор уходит в отпуск

Директор имеет право взять отпускные дни, предварительно передав свои полномочия другому человеку. Для этого необходимо выбрать сотрудника, обладающего необходимым багажом знаний для выполнения функций директора. Если есть заместитель директора, то логично возложить директорские обязанности на него. Подписание различных договоров и отчётностей входит в задачи директора.

Когда сотрудник уходит в отпуск, необходимо позаботиться о том, чтобы на его замену встал другой коллега. Руководитель может выбрать любой подходящий ему способ. Важно правильно оформить все документы и иметь согласие в письменном виде от лица, замещающего отсутствующего коллеги. Размер доплаты при этом определяется внутренней политикой компании.