Как писать объяснительную на работе о прогуле?

Если в компании работает большое количество человек, то довольно сложно выполнять контролирующие функции на словах. По этой причине предприятия применяют внутреннюю документацию. В том числе, это служебные записки. Это акт может формироваться и в той ситуации, когда гражданин отсутствовал на своем рабочем месте.

Кем оформляется?

Рассматриваемый документ подлежит составлению тем сотрудником, на кого возложены должностные обязанности, связанные с непосредственным контролем над процессом труда. В том числе:

• мастер, руководящий работой цеха по производству;
• главная медсестра в организации;
• старшие менеджеры;
• заведующие;
• секретари, на кого возложены функции по оформлению табелей учета;
• лицо, руководящее отделом.

Цель оформления

В деятельность большой компании не получится просто сообщить руководящему составу о том, что определенного сотрудника не было на месте. Поэтому все сведения, касающиеся нахождения на больничном, наличие отгулов, прогулов следует отражать в письменном формате. Целью формирования данного акта выступает то, что будет зафиксирован факт, когда гражданин не явился на рабочее место.

Требования к оформлению

Предусматривается, что в объяснительной по поводу прогула сотрудника требуется указать определенные сведения. В том числе:

• наименование отдела, где работает человек, составляющий акт;
• наименование;
• дата формирования и присвоенный номер;
• данные лица, кому направляется;
• сведения о руководителе нарушителя;
• день и длительность отсутствия;
• принятые меры.

Правила составления

Форма и содержательная часть имеют много сходств с заявлением. По этой причине данные акты имеют схожую структуру. В верхнем углу справа следует составить шапку, где прописываются сведения о том, кто и кому пересылает документ. В противоположном углу следует указать, какое название имеет структурное подразделение.

В середине отражается наименование самого документа. Название указывается в виде двух строчек, при этом информация в них отражается при использовании больших букв.  Затем прописывается дата оформления акта и его номер, после чего отражается суть. Важным моментом выступает то, что гражданин, составляющий такой документ, несет обязанность указать на меры, которые, по его мнению, следует принять.

Иногда могут применяться обстоятельства смягчающего типа. Это относится к ситуации, когда человек смог объяснить причину своего отсутствия, при этом она носит уважительный характер. Кроме того, это относится к тем, кто нарушил правила в первый раз и ранее не имел других наказаний. Тогда составитель может попросить не использовать в отношении конкретного сотрудника меры взыскания.

Кроме того, могут быть и отягчающие факторы – к примеру, когда нарушения происходит повторно, или имеют многократную характеристику. Также могут быть нарекания к деятельности гражданина. Указанные обстоятельства могут выступать основанием для оформления выговоров, использования штрафов или расторжения отношений с работником. В завершении акта нужно указать свою должность и сведения о себе, дату оформления.

Оформление документа

Предприятие может разработать собственный бланк, который используется для того, чтобы сообщать руководству о прогулах. Применяется в данном случае бумага формата А4.

На документе ставится подпись того человека, кто его составлял. Ставить печать не требуется. Однако, иные положения могут отражаться в уставной документации компании. Важным моментом выступает то, что во время прохождения регистрации данным актом – ему присваивается номер.

Сроки

Допустимо оформить записку не в тот день, когда произошло нарушение порядка, установленного в компании. Изначально это фиксируется в табеле, где учитывается рабочее время. Гражданину, допустившему такое поведение, выделяется пара дней на то, чтобы он имел возможность оформить объяснительную и в ней указать, по какой причине его не было на работе. Кроме того, за это время человек имеет возможность собрать документы, подтверждающие уважительный характер причины, по которой он не явился на работу. Как пример, это может быть справка, оформленная в ЖЭК относительно того, что в квартире произошла авария и принимались меры к ее устранению.

Пример

Для понимания того, как правильно оформить рассматриваемый акт, требуется привести конкретный пример.

Цех по ремонту ТС                                                                    Руководителю ремонтного цеха

Иванову Сергею Николаевичу

от мастера Сидоровой Ольги Петровны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №12 от 12.09.2019 года

ОБ ОТСУТСТВИИ СОТРУДНИКА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Довожу до Вашего сведения о том, что ремонтник цеха Жилин Аркадий Семенович не присутствовал на рабочем месте 10 сентября 2019 года на протяжении всего дня, то есть с 08.00 до 18.00. Когда я пыталась с ним связаться, Жилин А.С. не отвечал на звонки. 11 сентября Жилин вышел на работу вовремя, представил справку, выданную сотрудниками ГИБДД, о том, что он попал в аварию, где был виновником. Его задержали до того момента, пока не были выяснены все обстоятельства, то есть до 14.00. В связи с тем, что потом времени на работу оставалось мало, Жилин принял решение не выходить на смену.

В связи с тем, что Жилин А.С. не ответил на звонок и не сообщил на предприятие о том, что не явится и не озвучил причину, прошу вынести ему наказание в виде выговора.

Мастер Сидорова О.П.

Как ответить на служебную записку

Руководитель предприятия имеет право отразить свое решение прямо на бланке записки. Оно может выражаться в согласии с предложенными мерами или отказ и указание на иные варианты взыскания. Обязательным элементом выступает роспись – она нужна для удостоверения такого факта. Кроме того, потребуется расшифровка.

Невзирая на то, что в законодательстве не отражены правила, в соответствии с которыми требуется оформлять такой акт – нужно учитывать общие положения. В том числе, не должно быть ошибок, используется только деловой язык. Если человек уверен в уважительности причины своего отсутствия – потребуется это доказать.