Как заполнить дубликат трудовой книжки?

У каждого работающего человека должна быть трудовая книжка, в которой отмечаются все его трудовые достижения, места работы и прочая информация, которая важна для карьеры. При этом этот документ постоянно меняется, дополняется и редактируется. В связи с этим его сохранность достаточно важна.

Но порой даже такую важную бумагу нужно менять на новую. В связи с этим периодически возникает необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки. О том, что это за документ, как он выдается и по каким правилам заполняется, мы расскажем в нашей статье.

Что такое дубликат и каковы его функции?

Дубликат трудовой книжки — это документ, который выдается работнику вместо оригинала. При этом он выступает полноценной заменой и записи в нем ведутся в стандартном порядке. Единственное отличие от самой обычной трудовой — наличие пометки о том, что дубликат является продолжением оригинального документа.

Когда и как выдается?

Выдача дубликата трудовой книжки возможна только в определенных случаях, связанных с невозможностью использовать старый документ. В их перечень входит:

• Утеря трудовой;
• Трудовая книга сильно повреждена;
• Трудовая книжка полностью уничтожена;
• Текст трудовой стал нечитаемым или она в целом значительно обветшала;
• Если в трудовой потребовалось аннулировать множество неправомерных записей.

В чем отличие титульного листа?

Начнем с титульного листа, так как на нем присутствует самое большое количество изменений. Начинаются они с самого верха страницы — там ставится соответствующая пометка о том, что книжка не является оригинальной и служит в качестве замены. Выглядит она как надпись «Дубликат трудовой книжки №…». Указание номера обязательно даже в том случае, если старая книжка утеряна — он должен храниться в документах вашего работодателя.

Затем идет в целом стандартная титульная страница. Сначала на основании действующих бумаг прописываются ФИО, дата рождения гражданина, а так же сведения об образовании. При этом если они менялись с момента получения оригинала книжки то прописывается актуальная информация. После этого прописываются новые сведения о регистрации трудовой книжки — дата заполнения, печать организации, выдавшей книжку, и подпись её ответственного лица.

Помимо новой трудовой изменению подвергается так же титульный лист старой книжки (если она вообще имеется), На титульном листе, в правом верхнем углу, требуется добавить надпись, что трудовая книжка утратила силу в связи с выдачей дубликата. При этом нужно указать номер самого дубликата.

Как дубликат заполняется?

Перейдем к заполнению самого дубликата. Сразу стоит отметить одну очень важную деталь — записи в нем делаются абсолютно так же, как и в обычной трудовой книжке, то есть в строго определенном порядке:

• В первом столбце прописывается номер — идентификатор записи. Они всегда следуют в строгом порядке даже если была допущена ошибка;
• В последующих трех столбцах указывается дата внесения записи в трудовую. При этом если запись сделана на основании приказа, то дата его подписания и внесения записи должны совпадать;
• Следующей следует основная часть, в которую и вписывается основная запись. В этом столбце прописывают все основные операции, которые были выполнены по отношению к работнику — зачисление в штат, выдача наград, увольнение и многое другое;
• Последним идет столбец, который содержит информацию о документе, на основании которого была внесена запись. Это может быть как приказ, так и любая другая бумага (заявление, договор, акт, служебная записка и т.д.).