Как заверить копию трудовой книжки?

Трудовая книжка на сегодняшний день не является обязательным документом при зачислении в штат, однако она является крайне удобным инструментом для счисления стажа сотрудника, выявление сроков работы на разных должностях, и определения причины, по которой сотрудник покинул организацию, в которой трудился раньше. Однако сегодня такой документ требуется всё реже, ведь оформление по ТК, возможно и без него.

Стоит заметить, что трудовая книжка может потребоваться вам не только при зачислении на работу, но и в других ситуациях. Для предоставления в другие организации требуется обычно копия трудовой книжки, притом заверенная. О том, как заверить копию трудовой книжки, в каких случаях это может потребоваться, мы расскажем в нашей статье.

Для чего нужно заверять?

В ряде ситуаций работник может потребовать у своего руководителя выдать ему копию трудовой книжки. Основные ситуации, в которых она может потребоваться выглядят примерно так:

• Оформление кредита;
• Оформление на работу по совместительству;
• Оформление документов на выезд за рубеж (с 2017 года не является обязательным, если речь не идёт об оформлении визы);
• Для подачи документов в Пенсионный фонд, при выходе на пенсию.

Для чего и почему в этих случаях требуется предоставление трудовой книжки, мы сейчас подробно разберём.

Кредит

При выдаче кредита, если речь не идёт о микрозайме, банк требует предоставления копии трудовой книжки. Кредитору важно убедиться в платёжеспособности и надёжности клиента, в соответствии с чем, банк может потребовать от вас предоставления документов подтверждающих это.

Работа

Здесь объяснения излишни, стоит лишь упомянуть, что работодатель может проявить негодование, касательно того факта, что вы планируете устроиться на вторую работу. Однако если вам без объяснения причин отказывают в выдаче копии трудовой книжки, то стоит обратиться в надзорные органы или в суд, с заявлением о том, что работодатель отказывает вам в законном требовании. За нарушение такого характера полагается штраф или временное лишение права на ведение деятельности, поэтому стоит порой лишь упомянуть о возможных проблемах, как заявление окажется у вас на руках.

Загранпаспорт

Раньше при оформлении загранпаспорта требовалось предоставление заверенной копии трудовой книжки в миграционную службу. Сегодня, оформляя обычный загранник, вам нужно будет самостоятельно указать в заявлении места работы за последние 10 лет. Раньше для подтверждения этой информации в обязательном порядке требовалась копия трудовой книжки. С 2017 года процедуру упростили, а копию трудовой книжки могут потребовать лишь при оформлении биометрического загранпаспорта.

Виза

Здесь вопрос стоит более серьёзный. Стоит заметить, что не все посольства требуют от лиц оформляющих визу предоставления заверенной копии трудовой. Обычно это требуется для выезда в страны первого эшелона. Хотя в большинстве своём, подтверждением того что вы ведёте трудовую деятельность может служить справка с места работы. Таким образом, посольство хочет убедиться, что вы не будете вести незаконную предпринимательскую деятельность за рубежом и вернётесь на родину.

ПРФ

Пожалуй, это самая распространённая причина подачи заявления на выдачу копии  трудовой книжки. Для получения пенсии по старости гражданин должен предоставить в Пенсионный фонд оригинал или заверенную копию трудовой книжки. Если вы ведёте трудовую деятельность, то оригинал книжки должен находиться у работодателя, и получить его на руки вы можете, лишь после увольнения.

Но на такой случай, как оформление пенсии, законом предусмотрена выдача оригинала под расписку и при подаче соответствующего заявления на имя руководителя организации. В своём заявлении стоит указать причину, и обозначить свои обязательства по возвращению документа.

От вас, как уже было упомянуто, могут потребовать расписку, в которой будет указана следующая информация:

• Ваши ФИО и должность;
• Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
• Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
• Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
• Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
• Дата и место составления расписки.

Заявление

Для предоставления вам копии трудовой книжки требуется составить соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме, но есть требования к содержанию, так здесь должно быть обозначено:

• Должность и ФИО руководителя, на имя которого составлено заявление;
• ФИО и должность заявителя;
• Просьба выдать вам заверенную копию трудовой книжки;
• Причину, по которой она вам требуется;
• Дата составления заявления;
• Подпись заявителя и её расшифровка.

В некоторых ситуациях требуется лишь информация об отдельных периодах, в которые вы вели трудовую деятельность. Так, для предоставления в банк достаточно будет скопировать титульный лист, и копию страницы, где отражён текущий период. Более того, если запись, например, сделана неразборчиво, допускается предоставление данных в печатном формате, но копию титульного листа все же потребуют.

Образец заверенной трудовой

Требования к оформлению

Для того, что бы копия имела силу необходимо соблюсти все нормы заверения. Для этого на каждой странице должна быть отмечена надписью «Копия верна» и стоять подпись лица, которое имеет полномочия, по заверению копий трудовой книжки. Это может быть руководитель предприятия или отдела кадров. На последней странице ставится отметка «Работает по настоящее время», так же заверенная подписью. Кроме того желательно указывать дату заверения.

Каждую подпись должностного лица должна подкреплять печать организации. Оттиск должен быть расположен таким образом, что бы он располагался поверх подписи и даты заверения, но не загораживал необходимую информацию.

Существует так же способ, при котором заверяется весь документ целиком. Для этого распечатанные листы придётся пронумеровать и сшить. Нитку вывести на последнюю страницу и проклеить бланком содержащим информацию о количестве страниц  и стоять подпись уполномоченного лица. Печать в таком случае должна располагаться так, что бы часть её находилась на бланке, на подписи и в то же время на последней странице копии трудовой книжки.

Самостоятельное копирование

Если вы не работаете, и вам требуется копия трудовой книжки, то вы можете сделать её самостоятельно. Для этого сделайте следующее:

• Отксерокопировать или отсканировать и распечатать те страницы, которые вам требуются;
• Заверить копию нотариально.

Заверение документа потребует от вас некоторых затрат, но заверение копии у нотариуса имеет свои плюсы по сравнению с копией трудовой книжки выданной руководителем организации. Так копия заверенная руководителем действует в течение месяца, и если вам не удалось провести все необходимые мероприятия в этот срок, то потребуется новая копия. Заверенный нотариусом экземпляр действует бессрочно, поэтому лучше скопировать все листы трудовой книжки, что бы у вас постоянно имелась копия документа. Наличие нотариально заверенной копии трудовой книжки может помочь вам в ситуации утраты оригинала, для восстановления полной информации.