Процедура получения электронного больничного листа

В январе 2019 года началось повсеместное внедрение закона Российской Федерации о применении электронных больничных листов. Вопрос электронных больничных активно изучается на всех уровнях предприятий: от работодателей до самих исполнителей. Всех волнует вопрос: как заполнять электронный лист и работать в последствии с ним согласно законодательству?

Начиная с 2019 года минимальная ставка оплаты труда россиян была повышена и на сегодняшний день, она составляет 11 280 рублей. Таким образом, минимальная годовая заработная плата работника должна составлять 865 тысяч рублей. Базовые значения больничных выплат с 2019 года варьируются в пределах от 370 до 2 150 рублей за один день больничного.

Все, что необходимо для внедрения системы обмена электронными данными о состоянии больничных листов, это подготовка базы, наладка оборудования, а также обучение персонала. Затем следует получить разрешение на внесение данных в единую базу и работу с ними. На последнем этапе происходит наладка программного обеспечения методом тестирования.

Нужно отметить, что каждый человек, чьи данные попадают в эту систему, может получить доступ к электронному сервису и отслеживать состояние и этапы обработки больничного листа.

Как работник может получить электронный больничный?

Для того, чтобы оформить лист нетрудоспособности в электронном виде, гражданину Российской Федерации необходимо обратиться в те медицинские учреждения, где он планирует обходить обследование. Для этого ему необходимо предоставить письменное согласие на обработку своих данных, а также заполнить специальных бланк, шаблон которого общедоступен и его можно скачать с официального сайта Фонда Социального Страхования.

Когда период больничного подходит к концу, лечащий врач выдает пациенту талон, имеющий схожие параметры с теми бумажными больничными листами, к которым привыкло население. Эти талоны содержат все необходимые данные для дальнейшего формирования выплат.

Несомненное преимущество электронного листа нетрудоспособности заключается в том, что при потере документа вся информация о больничном не исчезает, а остается доступной для работодателя. Последний может в любое время получить эти данные, используя фамилию, индивидуальный номер страхования и сроки больничного пациента.

Применение электронных больничных не может быть запрещено руководством предприятий. В связи с нововведением, последние обязаны провести внедрение нового программного обеспечения и наладить систему работы с электронными больничными для своих работников.

Принцип внедрения в компании

Работа с нововведением начинается с разъяснительной беседы руководителя с работающим персоналам. В обязанность работодателя входит необходимость объяснить коллективу понятие электронного больничного и как с ним работать. Одновременно следует произвести наладку нового программного обеспечения и, соответственно, обучить бухгалтера и нормировщика работать с новой системой учёта данных, либо нанять новою должностную единицу для этого.

Этапы работы с больничным листом на предприятиях, начиная с 2019 года:

1. Системная регистрация.
2. Учет личного номера электронного больничного.
3. Закрытие больничного листа

Что касается сроков получения денежных выплат для работников, которые находились в течение определенного времени на больничном, то нововведение с электронными листами значительно сократило все сроки. Это стало возможным благодаря исключению из общей цепочки «больница – отдел нормирования труда» всех этапов, относящихся к получению, обработке и организации хранения бумажной выписки из медучреждения.

За счет того, что денежные пособия за период больничного реализуются непосредственно за счет Федеральной Системы Страхования, начиная с 2019 года работающий гражданин страны имеет возможность прямых выплат, минуя расчетные отделы компании, что также значительно сокращает этот период. Данный проект стартовал с 1 января и реализуется в 50 регионах страны.

Информацию об индивидуальном номере электронного листа нетрудоспособности каждый работник может узнать после того, как будет закрыт больничный. Персонально каждому бывшему пациенту выдается талон, где приводится вся необходимая для дальнейших действий со стороны работодателя информация, в том числе сроки и номер листа. Этот документ необходимо предоставить в отдел нормирования. Так работодатель получает информацию по номеру в персональном кабинете и передает ее в программу бухгалтерского учета.

Благодаря нововведению с больничными листами, процесс обработки данных намного упростился. В случае, если сотрудник не предоставил номер своего электронного больничного, руководитель может найти информацию по фамилии, страховому номеру лицевого счета и срокам.

При закрытии электронного больничного листа на предприятии работодателю необходимо иметь следующие данные о работнике, восстановившем свою трудоспособность:

• средний заработок;
• стаж работы;
• даты начала и конца больничного;
• причина нетрудоспособности.

Кто производятся выплаты пособий

Сформированный в 2019 году больничный лист в электронном виде, как и в случае с бумажным вариантом, нацелен на передачу информации со стороны работодателя для предоставления работнику денежных выплат.

В случае болезни сотрудник компании получает денежное пособие по электронному листу, обязательство выплачивать 3 дня из которых берет на себя предприятие, а 4 – государство. Полностью весь период больничного будет оплачиваться Федеральной Службой Страхования, если:

• произошел несчастный случай;
• работник пострадал в результате профзаболевания;
• болеет член его семьи.

Поступление информации в ФСС для осуществления денежных выплат

Эта операция производится автоматически после того, как были произведены все предварительные настройки со стороны предприятия. Для этого руководителю необходимо поставить на цифровом больничном свою электронную подпись и сформированный отчет направить в сервис ФСС.

Упрощенный сервис начисления денежных выплат

Электронная обработка подразумевает свои особенности. Вся система упрощена благодаря широким возможностям занесения информации:

• из личного кабинета ФСС,
• при регистрации на сайте госуслуг,
• в программах бухгалтерского учета, которые реализуют внедрение проекта по электронным больничным.

Работа с электронными больничными также предполагает влияние человеческого фактора. Чтобы сократить время обработки электронных больничных, работодателю необходимо улучшать качество вводимых данных с помощью специального обучения персонала.

Для внесения исправлений в личном кабинете используют кнопку «редактировать». После корректировки необходимо привести обоснование исправлениям и сохранить документ заново.

Обязанности руководителей по внедрению новой системы

Согласно Федеральному закону об электронных листах нетрудоспособности работников на предприятии, каждый предприниматель обязан проинформировать персонал об их праве использовать цифровые больничные. Вместе с тем программная оснащённость не всех компаний дает возможность работать с этим нововведением, что оставляет за работниками право продолжать использовать бумажные носители.