Правила оформления служебной записки по закону

Служебная записка считается наиболее распространенным внутренним документом в организациях, который позволяет запросить информацию у параллельных подразделений для решения ряда производственных задач. Представленная документация требует правильного оформления относительно структуры и внешней подачи. Рассмотрим основные особенности в представленной статье.

Общее определение

Под служебной запиской (СЗ) следует понимать вид докладной записки, позволяющая запрашивать информацию должностными лицами, которые находятся на одном уровне управления. Напомним, что докладная используется по вертикали, то есть направляется вышестоящим управленцам, тогда как в случае с СЗ бумага − по горизонтали. Единого образца, который установлен государственными органами отсутствует. Но в ряде документов содержатся упоминания относительно пояснительных и объяснительных записок, а также докладных.

Обычной практикой считается использование норм оформления, которые устанавливаются локальными нормативными актами. То есть ведение делопроизводством определяет структуру и внешний вид представленного документа. Документация проходит регистрацию, специализированный учет, так как является письменной бумагой. При решении сложных задач, которые невозможно решить без участия «параллельных» структур. Учет документооборота является доказательной базой, то есть позволяет оттянуть время и перераспределить ответственность.

Оформление служебной записки по ГОСТ

На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания. В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ. Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.

При условии внесения пункта-отсылки к ГОСТ представленные нюансы нужно будет соблюдать. В самом документе детальное регулирование относится к внешнему виду, особенностям оформления на различных типах бумаги, в том числе регулирование по форматированию. По краям должны располагаться поля 10 и 20 мм справа и слева соответственно. Все документы должны заполняться только на русском. Справа в верхнем углу вписывается адресат, слева наименование бумаги, дата регистрации, регистрационный номер. В заголовке должна отражаться суть служебной записки.

Основное содержание

Здесь могут использоваться как текст, так и аналитические материалы, в том числе анкеты, таблицы. Обычно написание основного содержания выполняется в официально-деловом стиле, при этом должно содержать 2 части: мотивировочная (суть проблемы и цели докладной) и запрос (заключительная часть в виде просьбы). Если имеются приложения, необходимо делать указание, отсылку на дополнение.

Снизу проставляется должность, Ф.И.О. и подпись лица, которое оформляет данный документ. В случаях, когда СЗ располагается на нескольких листах, необходимо выполнять нумерацию страниц. В силу изменений в обществе, переходе на электронный документооборот, в ГОСТ указаны требования относительно таких документов.

В правилах прописаны следующие позиции:

• текст следует оформлять четкими шрифтами, которые легко читаются (Times New Roman, Calibri, Arial, в некоторых случаях допускается Verdana);
• размер шрифта от 12 до 14 pt;
• стандартным межстрочным интервалом считается 1-1,5;
• выравнивание по ширине листа;
• вверху страницы производится нумерация арабскими цифрами;
• отступ абзаца 1,25 см.

Случаи, когда СЗ не соответствует правилам

Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий. Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ. Отказ по заявлениям обычно дается:

• анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
• наличие нецензурной лексики, оскорблений;
• неподдающиеся прочтению;
• если ранее ответ по запросу давался многократно;
• при необходимости сохранить тайну.