Правила оформления служебной записки о премировании сотрудников

Вознаграждением за отлично выполненные работы, высокие достижения в повышении показателей производительности труда, являются премии.

Каждому сотруднику в день получения заработной платы кажется, что погода за окном более приветливая, и настроение всегда более оптимистичное. А если зарплату увеличили в результате начисления премии, то повышение настроения увеличивается в разы.

Однако мало кто из работников понимает, что выдача поощрения в виде премии является результатом грамотно составленного документа их непосредственным начальником.

Что такое премия?

Считается, что самое приятное поощрение, которое человек получает на работе, это получение сотрудником премии. В процессе работы случается, что для достижения определённых показателей или выполнения заданий, работник может задерживаться на работе, или увеличивать свою производительность труда. Закономерно, что когда сотрудник лучше выполняет возложенные на него обязанности и это отмечается руководством, то растёт производительность труда и увеличивается прибыль. Это приводит к тому, что работник может рассчитывать на получение премиальных выплат.

Премия в виде денежных знаков является не единственной поощрительной выплатой. Ею также считают получение дорогих подарков, писем благодарного характера, похвальных грамот и иных видов поощрений. Но самым главным, желанным и известным видом поощрения всё же считают материальные в виде премий, ведь каждый сотрудник хочет, чтобы его производственные достижения всегда поощрялись денежным эквивалентом.

Нормативные документы для выплаты премий

Чёткого определения, что такое премия и как она должна начисляться, в трудовом законодательстве нет. О ней в статье 135 Трудового Кодекса РФ имеется упоминание, что размер премиальной выплаты, условие для её назначения и постоянство получения определяются местным актом предприятия – «Положением о премировании» или отражаются в коллективном договоре. Если такие документы были пропущены администрацией предприятия, тогда при приёме на работу каждому сотруднику в договоре нужно будет описывать конкретные условия для выплаты поощрений. Это необходимо для обеспечения прав всех работников для равных условий получения заработной платы и исключение финансовой дискриминации.

Кроме того, имеющийся на предприятии документ «Положение о премировании», будет основанием для начисления премиальных и оградит администрацию от претензий, которые могут иметь проверяющие структуры. Ведь если премии начисляются соответственно правилам бухгалтерской дисциплины, премиальные выплаты попадают в налоговые расходы и учитываются в расчётах налога на прибыль.

Чтобы их написать, можно принимать к руководству ГОСТ 6.30-2003 УСОРД. Однако, это необязательно для принятия документов к рассмотрениям, хотя пользоваться им можно. Есть случаи, когда в документе о премировании или другой финансовой инструкции имеется самостоятельно разработанная и утверждённая руководителем форма документа, тогда при подготовке приказа на поощрение нужно её придерживаться.

В документе о вознаграждении должен содержаться перечень условий, при выполнении которых работникам выплачиваются поощрительные выплаты:

• штат сотрудников, которым начисляются премиальные;
• виды премиальных оплат;
• периодичность начислений (один раз в месяц или в квартал).

В каких случаях проводится премирование

Премирование сотрудников производится за их вклад в работу предприятия, за заслуги, которые ими оказываются для успешной и прибыльной работы.

Они указывают на причины для проведения оплаты, сумму или же процентную доплату к окладу заработной платы и время её выплаты. Вознаграждение привлекает работников к выполнению своей работы добросовестно, в установленные сроки. Прибыльное развитие компании составляет главную её цель, потому руководством многих из них установлена система премирования, отдельным пунктом которой есть премирование по результатам года.

Как оформить служебную записку для поощрения сотрудников по итогам года?

Служебную записку для оформления поощрения по итогам работы за год составляют на одного человека или работников всего структурного подразделения, она должна иметь чёткую формулировку, имеющую влияние на размер выплаты, срок получения или отказа данной выплаты. Руководитель структурного подразделения вправе подавать рапорт о премирования своих работников. Для этого он пишет служебную записку, в которой указывает на обоснованные показатели для выплаты премии, включающие производственные показатели.

Количественные:

• выполнение или перевыполнения плана выпуска продукции;
• обеспечение беспрерывной работы оборудования;
• сокращение времени на проведение ремонтных работ;
• уменьшение штатного состава работников.

Качественные:

• улучшение качества выпускаемой продукции или предоставляемых услуг;
• уменьшение количества брака.

Экономические:

• уменьшение количества сырья и затратных материалов;
• уменьшение затрат при обслуживании техники.

Рациональные:

• освоение новой техники или новых технологий;
• применение её в работе;
• увеличение загрузок оборудования.

Последняя инстанция, которая принимает решение о выдаче премиальных по итогам года, является руководитель предприятия, его генеральный директор или предприниматель, занимающийся индивидуальной деятельностью. Этот документ должен составить начальник отдела или подразделения и согласовать его с другими руководителями, отвечающими за производство и финансы.

Правильно оформленные и предоставленные в отведённый срок документы будут способствовать грамотному премированию, устанавливая стимул для лучшего и более качественного выполнения своей работы всему составу предприятия.

Образец