Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

При увольнении возможны самые разнообразные спорные ситуации, которые могут привести как к обычным конфликтам, так и к разбирательствам с помощью государственных служб. И самые серьезные вопросы связаны с процедурой выдачи бумаг и оформлением трудовой книжки. При этом самым проблематичным явлением является неявка сотрудника за своими документами.

В этой статье мы опишем уведомление о получении трудовой книжки при увольнении сотрудника. Это весьма распространенный документ, который призван урегулировать конфликты и спорные моменты, которые появляются в том случае, если сотрудник не пришел за бумагами в последний рабочий день или же просто отказался идти в отдел кадров.

Что это за документ?

Уведомлением о получении трудовой книжки называется документ, который в письменной форме доносит до владельца трудовой сведения о том, что тот должен самостоятельно явиться в отдел кадров или к руководству для получения своих бумаг в установленный срок. Такое письмо важно как для работодателя, так и для работника, так как позволяет урегулировать недоразумение и значительно сократить количество спорных ситуаций.

Зачем он нужен?

Цель уведомления о получении рудовой книжки очень проста — оно снимает с руководителя всю ответственность за то, что тот не получил свои документы в назначенный срок. Напомним, что согласно ТК РФ, у работодателя имеется трое суток на выдачу трудовой после последнего рабочего дня уволенного сотрудника, и если он не успеет, то руководству грозит ответственность. Именно для избегания несправедливого наказания и служит уведомление, которое фиксирует неявку сотрудника. Работник же может использовать заявление для обратной связи и получения своих документов без личной явки.

Как его составить?

Составить подобный документ очень легко, так как он имеет свободную форму. Но перед написанием текста нужно сделать еще кое что, а именно составить акт о дисциплинарном взыскании. Основанием для взыскания станет неявка за документом, которую, согласно ТК РФ, можно расценить как прогул. Акт должен быть подтвержден и заверен руководителем, а затем подшит к личному делу уволенного.

На основании акта составляется само уведомление. Оно пишется абсолютно свободно, в нем должны присутствовать следующие сведения:

• Реквизиты организации, отправившей письмо, а так же её контакты;
• Просьба явиться в отдел кадров;
• Сведения об увольнении (номер приказа, его дата, дата последнего рабочего дня);
• Способы альтернативного получения трудовой (по почте, через доверенное лицо и т.д.).

Образец

Как его отправить?

Передача письма сотруднику — самый важный шаг во всей процедуре. Отправлять уведомление следует заказным письмом по «Почте России». При этом обязательно потребуется сохранить квитанцию об отправке — в ней отмечена ключевая дата. Именно с даты отправки ответственность за невыдачу документов с работодателя снимается. Обратите внимание, что даже передача лично в руки уведомления невозможна — потребуется документ, который зафиксирует дату.