Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?

Трудовая книжка – один из важнейших документов, необходимых для трудоустройства каждого человека. В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и стаже сотрудника, а также о причинах его увольнения с предыдущих мест работы. Она же является обязательным условием, дающим ему право претендовать на пенсионные выплаты. Именно поэтому к ведению данного документа необходимо относиться с особым вниманием.

Согласно Постановлению правительства РФ № 225, все бланки и вкладыши трудовой должны храниться в организации по основному месту работы ее владельца. При этом они представляют собой документы строгой отчетности. Именно поэтому, как правило, за них отвечает уполномоченное лицо – инспектор по кадрам, начальник кадрового отдела или бухгалтер. В данной статье мы расскажем, как правильно назначить сотрудника, ответственного за ведение книжек, а также рассмотрим, что будет входить в его прямые обязанности.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство. В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек  своих подчиненных. Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

• Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
• Договориться с работником о размере оплаты;
• Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
• Издать приказ о назначении на должность;
• Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
• Внести сведения в личную карточку работника;
• Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.

Образец составления

Чтобы наладить работу компании и установить четкий порядок работы, важно разграничить зоны ответственности всех сотрудников, не нарушая при этом трудового законодательства. Именно поэтому руководителю организации необходимо составить приказ о назначении должностного лица. Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы. При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам. Так, бланк должен содержать:

• Название, фактический и юридический адреса организации;
• Номер документа и дату его составления;
• ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
• Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
• Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
• Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
• Подпись работодателя;
• Подпись сотрудника.

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи. Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом. В случае отказа сотрудника следует составить соответствующий акт о нежелании подчиненного ознакомиться с приказом. Что касается срока действия приказа, то он длится на протяжении всего периода работы сотрудника на данной должности. Издавать новый приказ следует лишь по одной причине – при передаче обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых другому должностному лицу.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании.  К его должностным обязанностям обычно относят:

• Внесение записей в трудовые книжки сотрудников;
• Обеспечение учета и хранения книжек;
• Прием, перевод и увольнение сотрудников;
• Представление работников к поощрениям и дисциплинарным взысканиям;
• Учет личного состава компании;
• Подготовка необходимого материала для квалификационных комиссий;
• Выдача справок о трудовой деятельности работников;
• Подсчет трудового стажа.